Положение о обработке и защите персональных данных в базах персональных данных, владельцем которых является продавец

Содержание

  1. Общие понятия и сфера применения

  2. Перечень баз персональных данных

  3. Цель обработки персональных данных

  4. Порядок обработки персональных данных: получение согласия, уведомление о правах и действия с персональными данными субъекта персональных данных

  5. Местонахождение базы персональных данных

  6. Условия раскрытия информации о персональных данных третьим лицам

  7. Защита персональных данных: способы защиты, ответственное лицо, сотрудники, которые непосредственно осуществляют обработку и/или имеют доступ к персональным данным в связи с выполнением своих служебных обязанностей, срок хранения персональных данных

  8. Права субъекта персональных данных

  9. Порядок работы с запросами субъекта персональных данных

  10. Государственная регистрация базы персональных данных

  11. Общие понятия и сфера применения 1.1. Определения:

база персональных данных — именованная совокупность упорядоченных персональных данных в электронной форме и/или в форме картотек персональных данных;

ответственное лицо — назначенное лицо, которое организует работу, связанную с защитой персональных данных при их обработке, в соответствии с законом;

владелец базы персональных данных — физическое или юридическое лицо, которому законом или с согласия субъекта персональных данных предоставлено право на обработку этих данных, которое утверждает цель обработки персональных данных в данной базе данных, устанавливает состав этих данных и процедуры их обработки, если иное не предусмотрено законом;

Государственный реестр баз персональных данных — единая государственная информационная система сбора, накопления и обработки сведений о зарегистрированных базах персональных данных;

общедоступные источники персональных данных — справочники, адресные книги, реестры, списки, каталоги, другие систематизированные сборники открытой информации, содержащие персональные данные, размещенные и опубликованные с ведома субъекта персональных данных. Не считаются общедоступными источниками персональных данных социальные сети и интернет-ресурсы, в которых субъект персональных данных оставляет свои персональные данные (кроме случаев, когда субъект персональных данных прямо указывает, что персональные данные размещены с целью их свободного распространения и использования);

согласие субъекта персональных данных — любое документированное, добровольное волеизъявление физического лица относительно предоставления разрешения на обработку его персональных данных в соответствии с сформулированной целью их обработки;

анонимизация персональных данных — удаление сведений, которые позволяют идентифицировать личность;

обработка персональных данных — любое действие или совокупность действий, совершенных полностью или частично в информационной (автоматизированной) системе и/или в картотеках персональных данных, связанные со сбором, регистрацией, накоплением, хранением, адаптированием, изменением, обновлением, использованием и распространением (распространением, реализацией, передачей), анонимизацией, уничтожением сведений о физическом лице;

персональные данные — сведения или совокупность сведений о физическом лице, которое идентифицировано или может быть конкретно идентифицировано;

распорядитель базы персональных данных — физическое или юридическое лицо, которому владельцем базы персональных данных или законом предоставлено право обрабатывать эти данные. Не является распорядителем базы персональных данных лицо, которому владельцем и/или распорядителем базы персональных данных поручено выполнять работы технического характера с базой персональных данных без доступа к содержимому персональных данных;

субъект персональных данных — физическое лицо, в отношении которого в соответствии с законом осуществляется обработка его персональных данных;

третье лицо — любое лицо, за исключением субъекта персональных данных, владельца или распорядителя базы персональных данных и уполномоченного государственного органа по вопросам защиты персональных данных, которому владельцем или распорядителем базы персональных данных осуществляется передача персональных данных в соответствии с законом;

особые категории данных — персональные данные о расовом или этническом происхождении, политических, религиозных или мировоззренческих убеждениях, членстве в политических партиях и профессиональных союзах, а также данные, касающиеся здоровья или половой жизни.

1.2. Настоящее Положение обязательно для применения ответственным лицом и сотрудниками продавца, которые непосредственно осуществляют обработку и/или имеют доступ к персональным данным в связи с выполнением своих служебных обязанностей.

  1. Перечень баз персональных данных 2.1. Продавец является владельцем следующих баз персональных данных:

база персональных данных контрагентов.

  1. Цель обработки персональных данных 3.1. Цель обработки персональных данных в системе — обеспечение реализации гражданско-правовых отношений, предоставление, получение и осуществление расчетов за приобретенные товары и услуги в соответствии с Налоговым кодексом Украины, Законом Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине».

  2. Порядок обработки персональных данных: получение согласия, уведомление о правах и действия с персональными данными субъекта персональных данных 4.1. Согласие субъекта персональных данных должно быть добровольным волеизъявлением физического лица относительно предоставления разрешения на обработку его персональных данных в соответствии с сформулированной целью их обработки.

4.2. Согласие субъекта персональных данных может быть предоставлено в следующих формах:

документ на бумажном носителе с реквизитами, позволяющими идентифицировать этот документ и физическое лицо; электронный документ, который должен содержать обязательные реквизиты, позволяющие идентифицировать этот документ и физическое лицо. Добровольное волеизъявление физического лица относительно предоставления разрешения на обработку его персональных данных целесообразно удостоверять электронно-цифровой подписью субъекта персональных данных; отметка на электронной странице документа или в электронном файле, который обрабатывается в информационной системе на основе документированных программно-технических решений. 4.3. Согласие субъекта персональных данных предоставляется при оформлении гражданско-правовых отношений в соответствии с действующим законодательством.

4.4. Уведомление субъекта персональных данных о включении его персональных данных в базу персональных данных, правах, определенных Законом Украины «О защите персональных данных», цели сбора данных и лицах, которым передаются его персональные данные, осуществляется при оформлении гражданско-правовых отношений в соответствии с действующим законодательством.

4.5. Обработка персональных данных о расовом или этническом происхождении, политических, религиозных или мировоззренческих убеждениях, членстве в политических партиях и профессиональных союзах, а также данных, касающихся здоровья или половой жизни (особые категории данных) запрещается.

  1. Местонахождение базы персональных данных 5.1. Указанные в разделе 2 настоящего Положения базы персональных данных находятся по адресу продавца.

  2. Условия раскрытия информации о персональных данных третьим лицам 6.1. Порядок доступа к персональным данным третьих лиц определяется условиями согласия субъекта персональных данных, предоставленного владельцу персональных данных на обработку этих данных, или в соответствии с требованиями закона.

6.2. Доступ к персональным данным третьему лицу не предоставляется, если указанное лицо отказывается взять на себя обязательства по обеспечению выполнения требований Закона Украины «О защите персональных данных» или не способно их обеспечить.

6.3. Субъект отношений, связанных с персональными данными, подает запрос о доступе (далее — запрос) к персональным данным владельцу персональных данных.

6.4. В запросе указываются:

фамилия, имя и отчество, место проживания (место пребывания) и реквизиты документа, удостоверяющего личность субъекта персональных данных (для физического лица — заявителя); наименование, местонахождение юридического лица, которое подает запрос, должность, фамилия, имя и отчество лица, которое удостоверяет запрос; подтверждение того, что содержание запроса соответствует полномочиям юридического лица (для юридического лица — заявителя); фамилия, имя и отчество, а также другие сведения, позволяющие идентифицировать физическое лицо, в отношении которого сделан запрос; сведения о базе персональных данных, в отношении которой подается запрос, или сведения о владельце или распорядителе этой базы персональных данных; перечень персональных данных, которые запрашиваются; цель и/или правовые основания для запроса. 6.5. Срок рассмотрения запроса на предмет его удовлетворения не может превышать десяти рабочих дней с дня его поступления. В течение этого срока владелец базы персональных данных доводит до сведения лица, подающего запрос, что запрос будет удовлетворен или соответствующие персональные данные не подлежат предоставлению, с указанием основания, определенного в соответствующем нормативно-правовом акте. Запрос удовлетворяется в течение тридцати календарных дней с дня его поступления, если иное не предусмотрено законом.

6.6. Отсрочка доступа к персональным данным третьих лиц допускается в случае, если необходимые данные находятся в процессе проверки, и если немедленный доступ к ним может повлиять на результаты проверки.

6.7. В случае отказа в предоставлении доступа к персональным данным владельцем базы персональных данных, отказ должен быть обоснован и изложен в письменной форме с указанием причины отказа и нормы права, на основании которой он сделан.

  1. Защита персональных данных: способы защиты, ответственное лицо, сотрудники, которые непосредственно осуществляют обработку и/или имеют доступ к персональным данным в связи с выполнением своих служебных обязанностей, срок хранения персональных данных 7.1. Защита персональных данных осуществляется через комплекс организационных и технических мероприятий, направленных на предотвращение несанкционированного доступа, распространения, уничтожения и иных действий, которые могут привести к нарушению права субъекта персональных данных.

7.2. Ответственное лицо за защиту персональных данных назначается владельцем базы персональных данных. Обязанности ответственного лица включают организацию и контроль за соблюдением законодательства о защите персональных данных, обеспечение безопасности базы данных, а также выполнение всех необходимых мер по защите персональных данных.

7.3. К обработке и/или доступу к персональным данным допускаются только те сотрудники, которые непосредственно осуществляют обработку и/или имеют доступ к персональным данным в связи с выполнением своих служебных обязанностей. Все сотрудники, имеющие доступ к персональным данным, проходят обучение по вопросам защиты данных и обязаны подписывать соглашения о конфиденциальности.

7.4. Срок хранения персональных данных определяется в соответствии с действующим законодательством и внутренними регламентами продавца, но не должен превышать срок, необходимый для достижения целей обработки данных или исполнения обязательств по гражданско-правовым отношениям.

  1. Права субъекта персональных данных 8.1. Субъект персональных данных имеет право:

а) на получение информации о наличии персональных данных, которые о нем содержатся, а также о целях их обработки и источниках получения;

б) на получение доступа к своим персональным данным, исправление неточных данных, удаление, если данные являются незаконными или устаревшими;

в) на отказ от предоставления персональных данных, если это не препятствует исполнению обязательств продавцом по гражданско-правовым отношениям;

г) на подачу жалобы в уполномоченный орган по защите персональных данных в случае нарушения его прав.

  1. Порядок работы с запросами субъекта персональных данных 9.1. Запросы от субъектов персональных данных должны быть рассмотрены в установленные сроки и по существу. Владелец базы персональных данных обязан предоставить ответ в письменной форме и уведомить субъекта персональных данных о принятом решении, включая указание основания, если запрос не удовлетворен.

9.2. Запросы могут быть поданы в любой доступной форме, но должны содержать информацию, позволяющую идентифицировать личность субъекта персональных данных и цель запроса.

  1. Государственная регистрация базы персональных данных 10.1. Все базы персональных данных, используемые продавцом, подлежат государственной регистрации в Государственном реестре баз персональных данных в порядке, установленном законодательством Украины.

10.2. Владелец базы персональных данных обязан обеспечить актуализацию сведений в Государственном реестре в случае изменения информации о базе данных.